Talvolta siamo portati a pensare che uno smartphone altro non sia che un telefono con qualche feature in più. In realtà, i moderni smartphone sono tecnologicamente dei dispositivi informatici paragonabili a un computer portatile, con in più la possibilità di fare e ricevere telefonate. Non è un caso, infatti, se ormai fare telefonate non è più l’uso principale di questi dispositivi.
Lo smartphone è ormai un vero e proprio strumento di lavoro, dove conserviamo e-mail, documenti, contatti, foto e chat relative all’attività lavorativa all’interno dell’istituzione.
Per questi motivi è necessario adottare delle misure di sicurezza per impedire che occhi non autorizzati possano accedere a informazioni riservate o confidenziali, oltre che ai dati personali.
L’assegnazione dello smartphone e relativa utenza mobile (“SIM“) comporta pertanto delle precise responsabilità sull’utilizzo degli stessi, come indicato sia nell’ ATTO DI INDIRIZZO
PER LA CONCESSIONE E L’USO DEI DISPOSITIVI DI TELEFONIA FISSA E MOBILE PER
ESIGENZE DI SERVIZIO DELL’UNIVERSITÀ DI SIENA che nel Regolamento contenente il disciplinare informatico dell’Università degli Studi di Siena.
Nello specifico, con la rapida evoluzione della tecnologia e delle relative minacce informatiche, queste raccomandazioni tecniche potranno essere aggiornate periodicamente: se ne raccomanda la lettura periodica e la verifica dell’attuazione sui dispositivi assegnati.
Si ricorda che i dettagli sugli smartphone e utenze di telefonia mobile assegnati sono disponibili sulla sezione “Profilo” nel portale VoIP@Unisi.it, previa autenticazione.
Protezione dello smartphone
Come già sottolineato, lo smartphone va considerato un vero e proprio computer portatile, con tutti i vantaggi e criticità conseguenti. Ricordando che l’uso dello stesso è permesso solo per finalità istituzionali, si raccomanda di:
- proteggere con PIN l’accensione e lo sblocco dello smartphone, dopo un ragionevole lasso di tempo di inattività;
- il PIN di sblocco deve essere conservato gelosamente da parte dell’assegnatario;
- non installare sullo smartphone applicazioni da sorgenti sconosciute o non autorevoli;
- non installare giochi o altre applicazioni ludiche. In ogni caso, non installare applicazioni per fini non istituzionali, che potrebbero contenere codice malevolo (malware);
- attivare il backup sul cloud usando l’account istituzionale @unisi.it. Non è consentito l’uso di account personali sullo smartphone istituzionale;
- non conservare, se non per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle esigenze professionali, documenti contenenti dati personali sul dispositivo;
- attivare, ovunque sia possibile, l’autenticazione a più fattori (MFA, 2FA);
In caso di furto o smarrimento del dispositivo, si prega di contattare immediatamente il servizio di helpdesk (helpdesk@unisi.it) per l’espletamento delle necessarie pratiche. Si ricorda che sarà necessario recarsi dalle autorità per formalizzare denuncia di smarrimento/furto, nell’ottica di tutelare sia l’assegnatario che l’istituzione su eventuali utilizzi indebiti che potrebbero essere fatti.
In caso di danneggiamento o guasto del terminale, essendo acquisiti in convenzione CONSIP, sarà necessario procedere con le pratiche di sostituzione dello stesso, inviando una mail al servizio helpdesk (helpdesk@unisi.it). Non è consentito, pertanto, portare il terminale a centri di assistenza o effettuare altri tipi d’interventi su di esso.
Protezione dell’utenza mobile SIM
La scheda SIM, con relativa utenza di telefonia mobile, viene fornita già con PIN attivo. Si raccomanda di mantenere tale protezione attiva, per evitare utilizzi indebiti (e relativi addebiti) della stessa.
Nel caso si dimentichi il PIN, dopo 3 tentativi errato la SIM va in blocco: sarà necessario quindi digitare il PUK, stampato sulla matrice della SIM stessa e consegnato all’assegnatario. È necessario conservare gelosamente tali informazioni in modo sicuro, insieme all’ICCID della SIM stessa.
Si raccomanda anche di non conservare contatti telefonici all’interno della SIM stessa, per evitare che in caso di perdita o rottura tali dati vengano persi irrimediabilmente.
In caso di furto o smarrimento della SIM, si prega di contattare immediatamente il servizio di helpdesk (helpdesk@unisi.it) per l’espletamento delle necessarie pratiche di blocco e cambio carta.